Ви помічали, що між слабким менеджментом в умовах віддаленої роботи та поїздкою з друзями на природу є дещо спільне?

В обох випадках хтось почне готуватися до назначеної зустрічі в останню мить, дехто запізниться без поважної причини, а є і такі, хто взагалі про все забуде. І як би ви не намагалися продумати все наперед, у майбутньому історія однаково повториться знову.

Тож що ж робити в такій ситуації? І зараз маю на увазі не планування барбекю, а організацію роботи в онлайн-форматі.

Як зробити управління командою більш ефективним та правильно вибудувати всі бізнес-процеси у віддаленій парадигмі? Саме на такі запитання я і відповім у цій статті.

Важливі підходи до віддаленого управління

Одна з головних переваг роботи в онлайн-форматі — можливість наймати найкращих фахівців з усього світу. Але керівники інколи забувають враховувати чинники різниці культур, часових поясів, мов тощо.

Сьогодні основний челендж полягає не в тому, щоб зібрати команду спеціалістів, а в правильному управлінні нею. Віддалений формат роботи вимагає від кожного менеджера і співробітника цілеспрямованих і узгоджених дій. На щастя, рішення є.

Сформуйте розклад робочого графіка співробітників

Це особливо важливо у випадках, коли в команді працюють люди з різних країн. Через розбіжність часових поясів у співробітників можуть виникнути складнощі із взаємодією. Важливо, щоб усі працівники знали графік роботи один одного. Так вони зможуть розуміти, чекати від колеги швидкої відповіді в разі звернення, чи ні.

Знання графіку кожного спеціаліста дасть змогу керівнику вдало підібрати час для мітингів та відеодзвінків. В ідеалі це має бути перетин робочих годин усіх співробітників, щоб не створювати незручностей людям. У протилежному разі комусь доведеться вставати занадто рано, а комусь — залишатися онлайн довше. Розпливчастий та ненормований графік негативно позначиться на продуктивності, а також призведе до професійного вигорання.

Пам’ятайте, що у всіх людей різні фази активності впродовж дня. Запропонуйте співробітникам самим визначитися з розкладом і обрати робочі години. Але наголосіть, що це не має негативно впливати на ефективність та результати роботи.

Окресліть цілі та цінності компанії

Головна мотивація будь-якого співробітника — покращити свій фінансовий стан. Але часто хороших фахівців утримує в команді не лише заробітна плата.

Людям потрібно розуміти загальний напрям компанії, її цілі, стратегію та майбутні виклики. Тільки так усі працівники будуть автоматично об’єднані однією метою, навіть якщо перебувають у різних часових поясах. Пам’ятайте, що команда — енергія єдності та синергія.

Ясне усвідомлення векторів розвитку компанії допоможе підвищити мотивацію та залученість співробітників, правильно спрямувати напрацювання, а також підніме командний дух. Останній пункт особливо важливий, з огляду на те, що в умовах віддаленої роботи людям бракує корпоративної культури.

Визначтеся з інструментами

Суть цієї поради дуже проста — не перенавантажуйте співробітників купою різних сервісів та застосунків. Оберіть якусь одну CRM-систему (Trello, Asana, Microsoft Teams тощо) та додатковий інструмент для спілкування (Slack, Zoom, Telegram тощо).

Чим більше сервісів буде використовуватися, тим більше часу співробітники витрачатимуть на їхню постійну перевірку. Крім того, пам’ятайте, що менеджеру всім цим треба керувати.

За потреби можна додатково використовувати сервіси для моніторингу продуктивності команди. Але не зловживайте трекінгом без потреби. Як показує моя 16-річна практика, щоденні та щотижневі звіти потрібні не завжди й не всім. Те саме стосується і мікроменеджменту, про який трохи нижче.

Використовуйте декілька різновидів зв’язку

Основний з них — синхронний. Усе як в офісі — відповідати на повідомлення і дзвінки, в ідеалі, потрібно моментально, незалежно від того, що зараз робите. Так підвищується не тільки швидкість виконання завдань, а й ефективність усієї команди.

Проте не треба забувати і про асинхронну комунікацію. Деякі керівники вважають, що вона сповільнює робочі процеси. Насправді все навпаки. Звісно, якщо використовувати тільки її, тиск термінів буде відчутним. Але ж сенс асинхронного зв’язку не у швидкості відповіді, а в загальному підвищенні ефективності роботи.

Співробітники в такий спосіб спілкуються тільки тоді, коли це зручно. Їм не потрібно хвилюватися про те, що хтось чекає на їхню відповідь, і постійно перевіряти всі сервіси. Вони можуть повністю зануритися в роботу.

В ідеалі рекомендується встановити правила для кожного різновиду зв’язку. Наприклад, у робочий час — тільки синхронна комунікація. Для асинхронних запитань можна завести відокремлений чат, або відносити до них усі повідомлення, які надходять поза робочим графіком.

Уникайте мікроменеджменту

Ніхто не любить, коли в нього стоять над душею. Саме тому не треба займатися прицільним управлінням кожного кроку співробітників.

Якщо в команді працюють досвідчені спеціалісти, мікроменеджмент буде тільки відвертати від роботи. Надмірні запитання заважатимуть сконцентруватися, а можливо й додадуть зайвого стресу. Щоб здобути якісний продукт, менеджер мусить запобігати таким ситуаціям, а не створювати їх.

Якщо ви найняли нового співробітника, не забудьте розказати йому про стандарти компанії і свої очікування. У разі необхідності призначте спеціалісту куратора замість того, щоб відстежувати кожен крок.

Спілкуйтесь та відпочивайте разом

В умовах віддаленої роботи важливо створити в команді сприятливу атмосферу довіри, відкритості та взаєморозуміння. Спілкуючись онлайн, ви не побачите, хто зі співробітників у гарному настрої, кому треба підтримка чи навіть позапланова відпустка. Саме тому необхідно говорити з командою не тільки на робочі теми.

Крім того, я вже згадувала, що дистанційним співробітникам дуже бракує корпоративної культури. Вони не можуть посидіти разом у барі або кафетерії, відвідати кімнату відпочинку з приставкою та настільними іграми, весело провести корпоратив тощо.

Тому рекомендується регулярно влаштовувати спільні активності в онлайн-форматі. Вони дадуть змогу весело провести час, і водночас допоможуть об’єднати людей та підвищити командний дух. Головне — пам’ятайте, що всі заходи мають бути добровільними. Ось вам декілька перевірених варіантів:

• Відокремлений чат. Створіть місце, де люди зможуть поговорити про свої вподобання, поділитися переживаннями чи просто обговорити фільм, серіал, гру чи книгу. Якщо в співробітників погана англійська, можна організувати розмовно-навчальний чат, бажано з викладачем, який буде задавати теми для бесід. У такий спосіб люди підвищать рівень володіння мовою та зможуть весело провести час.

• Дистанційні ігри. Досить поширений формат розваг, який набув популярності після пандемії. Це можуть бути як ігри з розряду «камінь-ножиці-папір» в Zoom, так і комп’ютерні. В інтернеті є готові списки подібних розваг на будь-який смак та розмір команди. Усе, що вам потрібно — обрати відповідну гру та домовитися про зручний час.

• Неформальні зустрічі. Багато хто з працівників полюбляє зідзвонюватися з колегами через відеозв’язок, щоби просто потеревенити на різні теми. Не втрачайте можливість долучитися до них, аби знайти спільні інтереси.

• Щомісячна внутрішня газета. Мій улюблений інструмент, який допомагає створювати атмосферу єдності. Кожного місяця ми беремо розгорнуте інтервʼю в одного із членів команди, а також освітлюємо важливі дати і події в житті співробітників поза роботою, річниці співпраці, дні народження, розказуємо культурні особливості наших країн.

• Виїзні заходи. Різновид командного відпочинку, який потребує від компанії найбільших фінансових затрат. Але з огляду на те, що він надає змогу людям спілкуватися наживо, вважається найефективнішим способом згуртувати колектив.

Ефективна робота, професійний розвиток, веселе дозвілля — усе це команда може робити разом навіть в онлайн-форматі. А завдання керівників та менеджерів — дати працівникам спільний заряд і мету.

Пам’ятайте, щоб налагодити позитивне спілкування в команді та створити довірчу атмосферу, потрібно активно працювати. Бо тільки так досягається основна ціль компанії.